5 erreurs qui "tuent" le mail professionnel (part 1)

Un point qui m’a toujours épatée, c’est à quel point le mail, qui est notre principal outil de communication professionnel, est mal maîtrisé. Ce qui réduit considérablement l’impact du message qu’on veut faire passer.  

Pourtant, à l’origine, il était supposé faciliter et fluidifier les échanges, où que l’on soit dans le monde.

J’ai donc décidé de te présenter aujourd’hui 5 erreurs, qui te feront souvent passer à côté de ton objectif (qui, généralement lorsque l’on envoie un mail, est d'avoir un retour).

Erreur #1 - Le mail groupé

Dernièrement, je me suis retrouvée dans une réunion où un des participants - on va l’appeler Nioxor - très remonté, me reprochait de ne pas avoir répondu à un mail qu’il m’avait envoyé. J’avais effectivement vu passer le mail mais, à ma connaissance, il ne m’était pas du tout adressé puisque non seulement il y avait 7 destinataires, mais le corps de mail disait quelque chose comme "Bonjour, il faudrait qu’on fasse un retour à ce partenaire sur la suite du partenariat".

Comment ça marche ?

Quand tu envoies un mail avec 10 destinataires, sans préciser à qui il s’adresse, et en disant "on devrait…" (sérieusement, c’est qui "on" ?) tu peux être quasiment certains que les gens ne se sentiront pas plus concernés que ça (ils se disent que de toute façon quelqu’un d’autre prendra en charge).

Ce qu'il faut faire : Quand tu envoies un mail, il y a ce qu’on appelle des "champs" : 

• Le champ À sert à préciser le Destinataire (!!!) c’est-à-dire la personne à qui le mail est spécifiquement adressé.
• En champ CC, tu mets en copie les personnes concernés par le fil de discussion (ou que tu veux informer) mais sans action spécifique attendue de leur part (eh oui, c’est à ça que sert le CC).

• Le champ CCI permet de mettre en copie cachée une personne spécifique (les autres destinataires ne la voit pas dans la liste de diffusion… à utiliser avec parcimonie)

Donc, si tu veux qu’une personne en particulier lise ton mail et te répondes, tu t’adresses directement à elle, en la mettant en destinataire (unique), et en t’adressant spécifiquement à elle dans ton mail (Bonjour Mariann…)

Erreur #2 - L’objet du mail inexistant ou qui n’a aucun rapport

Je rencontre souvent des mails qui soit n’ont pas d’objet, soit un objet qui s’avère n’avoir aucun rapport avec le contenu. Et qui viennent généralement des ces personnes qui répondent à un mail que j’ai envoyé il y a 4 mois (avec un objet bien défini) pour me demander mon avis sur le dernier rapport qu’ils ont rédigé.

Comment ça marche ?

Généralement, quand je reçois un mail, je le classe pour le lire plus tard, à moins que l’objet ne mentionne un sujet qui me parait important/urgent. Du coup, si ton mail n'a pas d'objet ou que je vois "Re : Participation au salon de l’entreprise du 11 avril 2016" alors qu’on est en août, eh ben je ne l’ouvre pas. 

Et si je dois le rechercher plus tard (parce que tu m’auras relancée par téléphone pour mon avis sur ton rapport), eh bien je ne le trouverai pas (parce que j’ai évidemment cherché les objets faisant référence à « rapport » ou « pour avis »).

Ce qu'il faut faire : L’objet d’un mail sert à donner une information utile sur le contenu au destinataire du mail. Ce qui est non négligeable lorsque ledit destinataire reçoit une cinquantaine (voire une centaine) de mails par jour. Et ça facilitera sa recherche lorsqu’il devra revenir sur ce mail quelques jours plus tard.

Donc en mettant un objet clair et spécifique, tu marques non seulement de la considération pour ton interlocuteur et tu lui facilites la vie, mais tu augmentes tes chances que ton mail ne se noie pas dans la masse des milliers de mails de sa boite aux lettres.  

Erreur #3 - Le contenu et la longueur du mail

Un autre élément totalement rédhibitoire pour moi, ce sont les mails longs et confus, qui parlent de plusieurs sujets différents et à l’issue desquels, je ne sais toujours pas ce qui est attendu de moi. C’est bien simple, quand je reçois un mail, je lis les 3 premières lignes du 1er paragraphe. Si je ne comprends pas le point de l’émetteur, je vais directement au 2ème paragraphe...

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